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Come organizzare un evento di successo

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Che cosa comporta l’organizzazione di eventi, che sia esso una mostra, una festa, un convegno,un concerto o una sagra ?

Ecco una panoramica dei passi fondamentali che dovrete seguire per la creazione di un evento. Non possiamo identificare tutti i dettagli (in quanto in gran parte dipenderà dal tipo di evento che si sta svolgendo), ma speriamo che quanto segue fornisca un punto di partenza per la pianificazione dei vostri eventi.

Per qualsiasi informazione potete comunque sempre contattare lo staff di www.eventa.it per ulteriori informazioni.

1. Goal e Obiettivi 

Il primo passo per pianificare un evento è quello di stabilire un obiettivo tangibile. (ad esempio, perché stai organizzando questo evento e che cosa speri di ottenere?)

2. Organizzare un team
Ogni evento ha un team concertato per gestire tutti i dettagli. Considerate un Event Manager di valore, nonché una struttura gerarchica per le seguenti mansioni:

intrattenimento;
pubblicità;
sponsor;
gestione dei volontari

3. Definire una data
La data potrebbe già essere definita per un evento di ripetersi, ma se questo è un nuovo evento, assicurarsi di considerare quanto segue prima della definizione della data:

a) Datevi abbastanza tempo! Idealmente, si dovrebbero avere 4-6 mesi per pianificare (a seconda della natura del vostro evento)

b) Siate consapevoli dei giorni festivi e religiose

c) Verificare le date con i principali partecipanti – ad esempio,  presentatori, ospiti VIP, ecc

4. Marchia il tuo Evento

Se volete che il vostro evento si distingua è necessario scegliere un tema attuale e coinvolgente rispetto  alla concorrenza. Questo significa che avete bisogno avere un tema generale appetibile ed è necessario fare molta attenzione con il nome – dal momento che può essere una chiave di successo, soprattutto nei media online.
Creare un messaggio personale: Una volta scelto il nome, prova anche per realizzare una tagline – un breve slogan memorabile che descrive l’evento.
Progettare un Logo: Il passo finale sarà avere un logo creato per rappresentare il vostro evento. Un logo può essere un efficace strumento di branding – che offre il riconoscimento immediato del tuo evento su tutta la pubblicità i gagets (ad esempio, magliette, borracce, borse, ecc)

5. Pianifica
Un piano dovrebbe comprendere tutti gli aspetti della manifestazione, tra cui:

Luogo, logistica e gestione della ristorazione (contratti, permessi, assicurazioni, ecc),  presentatori, Attività / svago, Pubblicità / promozione (on-line e off-line, ad esempio,: pagina web e promozione online su vari siti: facebook.com, www.eventa.us), calendari degli eventi, relazioni con i media, internet, social media, ecc), Registrazione (iscrizione, pagamento), Sponsor / gestione dei partner, gestione dei volontari.
6. Individuare e stabilire Partnership e Sponsor
Ci sono organizzazioni che potrebbero collaborare con sponsorizzazioni per coprire i costi e aumentare la partecipazione potenziale? Quando si coinvolgono altre persone o gruppi al vostro evento, devono avere interesse nel contribuire a diffondere la parola e nel rendere l’evento un successo.

7. Creazione di un piano di Pubblicità
La promozione di eventi inizia con un comunicato iniziale o la pagina sul tuo sito web, e poi si mettono le basi per fare pubblicità on-line e off-line, e creare relazioni con i media. E nessun piano è completo senza il post-evento: ringraziamento  agli sponsor, riconoscimenti e articoli sugli eventi chiave della manifestazione o  sul  successo della raccolta fondi. Considerare piattaforme web/mobile per la pubblicizzazione dell’evento a costo zero (www.eventa.it).

Su Eventa sono inoltre disponibili delle offerte di visibilità utili per la promozione degli eventi sul web. Scopri di più

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8. Stabilire un bilancio
Il budget dovrebbe includere stime per tutti gli elementi chiave individuati Piano dell’ evento. Non dimenticare di includere le spese di viaggio o di alloggio per i relatori, presentatori, ecc

9. Determinare una metrica di valutazione
Come pensate di determinare se il vostro evento è  stato un successo? Si misura il successo per il numero di partecipanti o  importo-obiettivo in donazioni?

 

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